Guía De Retención De Registros
Cuánto tiempo debe mantener registros de impuestos
Usted debe mantener sus registros, siempre y cuando que pueden ser necesarios para la administración de cualquiera de las disposiciones del Código de Impuestos Internos. Por lo general, esto significa que debe mantener registros que soportan los elementos que aparecen en su declaración hasta que el período de prescripción para que el retorno se agote.
El período de prescripción es el período en el que se puede enmendar su declaración para reclamar un crédito o reembolso o el IRS puede evaluar impuesto adicional. La Tabla 3 contiene los períodos de limitaciones que se aplican a las declaraciones de impuestos sobre la renta. A menos que se indique lo contrario, los años se refieren al período que se inicia después de la vuelta fue presentada. Las declaraciones presentadas antes de la fecha de vencimiento se tratan como siendo presentada en la fecha de vencimiento.
Tabla 3. Período de Limitaciones
| Si tu… | A continuación, el periodo es … | |
| 1 | Debe pagar el impuesto adicional y (2), (3) y (4) no se aplican a usted | 3 años |
| 2 | No informe de ingresos que usted debe y es más del 25% de los ingresos brutos aparece en su declaración | 6 años |
| 3 | Presentar una declaración fraudulenta | Sin límite |
| 4 | No presentar una declaración | Sin límite |
| 5 | Presentar una reclamación de crédito o reembolso después de haber presentado su declaración | se pagó la última de 3 años o 2 años después de impuestos. |
| 6 | Presentar una reclamación por una pérdida de valores sin valor | 7 años |
Propiedad: Mantener los registros relativos a la propiedad hasta que el período de prescripción expire en el año en el que se deshaga de la propiedad en una disposición gravable. Debe mantener estos registros para calcular su base para el cálculo de la ganancia o pérdida al vender o disponer de la propiedad.
En general, si ha recibido la propiedad en un intercambio exento de impuestos, la base en que la propiedad es la misma que la base de la propiedad que se rindió. Usted debe mantener los registros de la antigua propiedad, así como la nueva propiedad, hasta que el período de prescripción expire en el año en el que se deshaga de la nueva propiedad en una disposición gravable.
El mantenimiento de registros para fines tributarios: Cuando sus registros ya no son necesarios a efectos fiscales, no descartarlos hasta que el registro para ver si deben mantenerse más tiempo para otros fines. Su compañía de seguros o los acreedores pueden requerir mantener ciertos registros más largos que el IRS.
¿Por qué mantener registros?
Hay muchas razones para mantener los registros. Además de los propósitos de impuestos, puede que tenga que llevar un registro de compañías de seguros o para obtener un préstamo. Los buenos registros le ayudará a:
- Identificar las fuentes de ingresos. Puede recibir dinero o propiedad de una variedad de fuentes. Sus registros se pueden identificar las fuentes de sus ingresos. Esta información es necesaria para la empresa aparte de ingresos no comerciales e imponible de los ingresos no gravables.
- Seguimiento de los gastos. Es posible que se olvide un gasto menos que lo graba cuando se produzca. Puede usar sus registros para identificar los gastos por los cuales usted puede reclamar una deducción. Esto le ayudará a determinar si se puede detallar las deducciones en su declaración de impuestos.
- Mantenga un registro de la base de la propiedad. Es necesario mantener registros que muestran la base de su propiedad. Esto incluye el costo original u otra base de la propiedad y las mejoras que ha realizado.
- Preparar declaraciones de impuestos. Es necesario registros para preparar su declaración de impuestos. Los buenos registros ayudará a presentar con rapidez y precisión.
- Elementos de apoyo informan en las declaraciones de impuestos. Usted debe mantener registros en caso de que el IRS tenga una pregunta sobre un artículo en su declaración. Si el IRS examina su declaración de impuestos, se le puede pedir para explicar los conceptos informados. Los buenos registros le ayudarán a explicar cualquier tema y llegar al impuesto correcto con un mínimo de esfuerzo. Si usted no tiene registros, es posible que tenga que gastar declaraciones y recibos de tiempo para conseguir de diversas fuentes. Si no puede presentar los documentos correctos, es posible que tenga que pagar impuestos adicionales y ser objeto de sanciones.
Tipos de registros Para Mantener
Registros básicos
Registros básicos son documentos que todo el mundo debería tener. Estos son los registros que prueban sus ingresos y gastos. Si usted es dueño de una casa o inversiones, sus registros básicos deben contener los documentos relacionados con esos elementos. La Tabla 1 enumera los documentos que debe tener como registros básicos. A raíz de la Tabla 1 son ejemplos de información que puede obtener de estos registros.
Tabla 1. Prueba de Ingresos y Gastos
| Para los artículos relativos a su … | Llevar los registros básicos … |
| Ingresos |
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| Gastos |
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| Casa |
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| Inversiones |
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Ingresos
Sus registros básicos demuestran las cantidades que usted reportó como ingreso en su declaración de impuestos. Su ingreso puede incluir salarios, dividendos, intereses, y las distribuciones de asociación o corporación S. Sus registros también pueden probar que ciertas cantidades no están sujetas a impuestos, tales como intereses exentos de impuestos.
Nota: Si recibe un formulario W-2, mantenga Copia C hasta que comience a recibir los beneficios de la seguridad social. Esto ayudará a proteger sus beneficios en caso de que haya alguna duda sobre su expediente de trabajo o ganancias en un año en particular. Revise la información que aparece en su anual (para los trabajadores mayores de 25 años) Declaración del Seguro Social.
Gastos
Sus registros básicos demuestran los gastos por las cuales se reclama una deducción (o crédito) en su declaración de impuestos. Sus deducciones pueden incluir pensión alimenticia, las contribuciones de caridad, los intereses hipotecarios y los impuestos de bienes raíces. También puede tener gastos de cuidado de niños para los que pueden reclamar un crédito.
Casa
Sus registros básicos que deben permitir determinar la base o la base ajustada de su hogar. Esta información es necesaria para determinar si usted tiene una ganancia o pérdida al vender su casa o para calcular la depreciación si se utiliza parte de su hogar para fines comerciales o de alquiler.Sus registros deben mostrar el precio de compra, liquidación o costos de cierre, y el costo de cualquier mejora. También pueden mostrar deducidas las pérdidas fortuitas y reembolsos de seguros por pérdidas. Sus registros deben incluir también una copia del Formulario 2119, la venta de su casa, si vendió su casa anterior antes del 7 de mayo de 1997, y aplazó el impuesto sobre la ganancia de esa venta.
Al vender su casa, sus registros deben mostrar el precio de venta y los gastos de venta, como las comisiones.
Inversiones
Sus registros básicos que deben permitir determinar la base en una inversión y si usted tiene una ganancia o pérdida cuando se venda. Las inversiones incluyen acciones, bonos y fondos mutuos.Sus registros deben mostrar el precio de compra, precio de venta y comisiones. También pueden mostrar los dividendos reinvertidos, división de acciones y dividendos, gastos de carga, y descuento de emisión original (OID).
Prueba de Pago
Uno de sus registros básicos es el comprobante de pago. Debe mantener estos registros para apoyar ciertas cantidades que aparecen en su declaración de impuestos. El comprobante de pago por sí sola no es prueba de que el elemento afirmó en su declaración es permisible. Usted también debe tener otros documentos que ayudarán a demostrar que el artículo es permisible.
En general, usted prueba de pago con un recibo de caja, estado de cuenta financiera, tarjeta de crédito, cheque cancelado, o cheque sustituto. Si se realizan los pagos en efectivo, usted debe obtener un recibo fechado y firmado que muestra la cantidad y la razón para el pago.
Si realiza pagos por transferencia electrónica de fondos, es posible que pueda acreditar el pago con un estado de cuenta.
Tabla 2. Prueba de Pago
| Si el pago es por … | A continuación, la declaración debe mostrar la … |
| Efectivo |
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| Comprobar |
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| tarjeta de débito o crédito |
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| Transferencia Electrónica de Fondos |
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| Deducción de paga |
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Los estados de cuenta: Usted puede ser capaz de acreditar el pago con un estado de cuenta financiera legibles preparado por su banco u otra institución financiera. Estas declaraciones se aceptan como prueba de pago si es que aparecen los elementos reflejados en la Tabla 2.
Recibos de salarios: Es posible que tenga gastos deducibles retenidos de su cheque de pago, tales como las cuotas sindicales o primas de seguros médicos. Es importante mantener un cierre o recibos de pago finales como prueba del pago de estos gastos.
Los registros específicos
Esta sección es una lista alfabética de algunos elementos que requieren registros específicos, además de sus registros básicos.
Pensión alimenticia
Si recibe o paga la pensión alimenticia, usted debe tener una copia de su acuerdo escrito de separación o divorcio, manutención por separación, o el apoyo decreto. Si paga la pensión alimenticia, también necesitará saber el número de seguro social de su cónyuge anterior.
El uso comercial de su hogar
Es posible que pueda deducir ciertos gastos relacionados con el uso comercial de su hogar. Usted debe mantener registros que muestran la parte de su casa que se utiliza para los negocios y los gastos relacionados con ese uso.
Las pérdidas fortuitos y robos
Para deducir una pérdida por hecho fortuito o robo, debe ser capaz de probar que tenía un hecho fortuito o robo. Sus registros también deben ser capaces de soportar la cantidad que reclama.
Para una pérdida de la muerte, sus datos deben mostrar:
- El tipo de siniestro (accidente de tráfico, incendios, tormentas, etc.) y cuando ocurrió,
- Que la pérdida fue resultado directo de la víctima, y
- Que era el dueño de la propiedad.
Para una pérdida por robo, sus datos deben mostrar:
- Cuando se descubrió su propiedad había desaparecido,
- Que su propiedad fue robada, y
- Que era el dueño de la propiedad.
Crédito por el Cuidado Infantil
Debe dar el número de identificación del nombre, la dirección y el contribuyente para todas las personas u organizaciones que proporcionan atención para su hijo o dependiente. Puede usar la Forma W-10, identificación del proveedor de cuidado de dependientes y Certificación, o varias otras fuentes para obtener la información del proveedor de cuidado. Mantener esta información con sus registros de impuestos.
Aportes
Usted debe mantener registros para demostrar las contribuciones que realice durante el año. Los tipos de registros dependen de si la contribución es gastos de dinero en efectivo, no en efectivo, o fuera de su bolsillo. Para obtener información sobre las contribuciones y los registros que usted debe tener, vea la Publicación 526, contribuciones caritativas.
Crédito para ancianos o personas con discapacidad
Si es menor de 65 años de edad, debe tener su médico que complete una declaración que certifique que estaba total y permanentemente incapacitado en la fecha de su jubilación.
Usted no tiene que presentar esta declaración con su Formulario 1040 o el Formulario 1040A, pero hay que mantenerlo en sus archivos.
Si el Departamento de Asuntos de Veteranos (VA) certifica que son total y permanentemente incapacitado, puede sustituir el Formulario VA 21-0.172, Certificación de Incapacidad permanente y total, para la declaración del médico que están obligados a mantener.
Gastos de educación
Si usted tiene los registros para demostrar sus gastos, usted puede tener derecho a reclamar ciertos beneficios fiscales para sus gastos de educación. Usted puede calificar para excluir de las partidas de ingresos como una beca cualificado, los intereses sobre los bonos de ahorro de los Estados Unidos, o el reembolso de su empleador. También puede calificar para ciertos créditos o deducciones. Debe mantener los documentos, tales como transcripciones o descripciones de los cursos, que muestran períodos de inscripción y cheques cancelados y recibos que verifiquen cantidades que gastó en la matrícula, libros y otros gastos educativos.
Exenciones
Si reclama una exención por su cónyuge o un (hijo calificado o pariente calificado) dependiente, debe mantener registros que respaldan la deducción.
Gastos de Negocio del Empleado
Si tiene gastos de negocio del empleado, vea la Publicación 463, viajes, entretenimiento, regalos, y gastos de coches, para una discusión de lo que para mantener registros.
Incentivos de energía
Si desea reclamar uno de los incentivos fiscales para la compra de productos de bajo consumo de energía, debe mantener registros para demostrar:
- ¿Cuándo y cómo se adquirió la propiedad,
- El precio de compra de la propiedad, y
- Que la propiedad se clasificó para el crédito.
Los siguientes documentos pueden mostrar esta información.
- Compra y venta de facturas.
- declaración de certificación del fabricante.
- Los cheques cancelados.
Las pérdidas y ganancias de juego
Usted debe mantener un diario exacto de sus ganancias y pérdidas, que incluye la:
- Fecha y tipo de actividad de juego,
- Nombre y dirección o ubicación del establecimiento de juego,
- Los nombres de otras personas que se encuentren con usted en el establecimiento de juego, y
- Cantidad que gana o se pierde.
Cuenta de Ahorros de Salud (HSA) y la cuenta de ahorros médicos (MSA)
Para cada gasto médico calificado que se paga con una distribución de su HSA o MSA, debe mantener un registro del nombre y dirección de cada persona que pagó y el monto y la fecha del pago.
Arreglos de Retiro Individual (IRA)
Guarde copias de los siguientes formularios y registros hasta que todas las distribuciones se hacen de su IRA (s).
Formulario 5498, IRA Contribución información o declaración similar recibida por cada año que muestra las contribuciones que ha realizado, las distribuciones que se recibieron, y el valor de su IRA (s).
Formulario 1099-R, Distribuciones de pensiones, anualidades, jubilación o planes de participación en beneficios, IRA, contratos de seguros, etc., recibido por cada año que recibió una distribución.
Formulario 8606, IRA no deducibles, por cada año que ha hecho una contribución deducible a su IRA o recibidos distribuciones de una IRA si jamás se ha hecho aportaciones no deducibles.
Para una hoja de trabajo que puede utilizar para mantener un registro de las contribuciones anuales y las distribuciones, vea la Publicación 590, Individual Retirement Arrangements (IRAs).
Gastos médicos y dentales
Además de los registros que guardas de los gastos médicos regulares, usted debe mantener un registro de los gastos de transporte que son principalmente para y esencial a la atención médica.Puede grabar estos gastos en un diario. Deberá registrar los gastos de gas y petróleo directamente relacionados con ese transporte. Si no desea mantener un registro de sus gastos reales, se puede mantener un registro de las millas que conduce su coche para fines médicos y usar la tarifa estándar por milla. También debe llevar un registro de las tarifas de estacionamiento, peajes, tarifas de taxi y las tarifas de autobuses.
Para obtener información sobre los gastos médicos y la tarifa estándar, vea la Publicación 502, Gastos Médicos y Dentales (incluyendo el Health Coverage Tax Credit).
Intereses hipotecarios
Si pagó intereses de la hipoteca de $ 600 o más, usted debe recibir el Formulario 1098, Declaración de interés de la hipoteca. Mantenga este formulario y su declaración de la hipoteca y la información del préstamo en sus registros. Para obtener información sobre los intereses de la hipoteca, vea la Publicación 936, la deducción del interés hipotecario.
Los gastos de mudanza
Usted puede ser capaz de deducir los gastos de mudanza calificados que no son reembolsados.Para obtener más información sobre qué gastos son y qué registros que necesita, vea la Publicación 521, gastos de mudanza.
Pensiones y rentas
Use la hoja de instrucciones de su declaración de impuestos para calcular la parte tributable de su pensión o anualidad. Guarde una copia de la hoja de trabajo completada hasta que se recupere totalmente sus contribuciones. Para obtener información sobre las pensiones y anualidades, vea la Publicación 575, Pensión y Anualidad de Ingresos, o la Publicación 721, Guía de Impuestos de Beneficios de Retiro del Servicio Civil de Estados Unidos.
Impuestos
Formulario (s) W-2 y forma (s) 1099-R muestran impuesto estatal retenido de sus salarios y pensiones. Debe conservar una copia de estos formularios para demostrar la cantidad de retención de estado. Si realizó pagos estimados de impuestos estatales, que necesita para mantener una copia de la forma o el cheque (s).
También es necesario para mantener copias de sus declaraciones de impuestos estatales. Si ha recibido un reembolso de impuestos estatales, el estado puede enviará el Formulario 1099-G, Ciertos pagos del gobierno.
Mantenga declaraciones de la hipoteca, liquidaciones de impuestos, u otros documentos como registros de los impuestos sobre bienes inmuebles y muebles que usted pagó.
Si dedujo impuestos de ventas generales estatales y locales reales en lugar de utilizar las tablas de impuestos de ventas del estado opcionales, debe guardar sus recibos reales mostrando impuestos de ventas generales, abonadas.
Consejos
Usted debe mantener un registro diario de informar con precisión sus consejos en su declaración.Puede usar el Formulario 4070A, Registro Diario de Propinas del Empleado, que se encuentra en la publicación de 1244, Empleado de Registro Diario de Propinas e informe al empleador, para registrar sus consejos.